Privacy Policy — Qeepup

1. Informasi Umum

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Qeepup (“Layanan”, “kami”) mengumpulkan, menyimpan, dan melindungi data. Qeepup adalah aplikasi web (SaaS) untuk operasional hotel: pemeriksaan aset lewat scan QR dan checklist berfoto, tiket perbaikan, keluhan tamu, skor kebersihan kamar, dan laporan.

Qeepup dipakai oleh hotel sebagai organisasi pelanggan, beserta karyawannya (petugas, supervisor, manajer, GM, dan admin). Data setiap hotel terisolasi di tingkat database — satu hotel tidak dapat melihat data hotel lain.

Dengan mendaftar atau menggunakan Layanan ini, Anda menyetujui praktik yang dijelaskan dalam kebijakan ini.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Kategori Data	Contoh	Sumber
Data Pendaftaran Hotel	Nama hotel, zona waktu, nama & email PIC	Formulir pendaftaran
Data Akun Karyawan	Nama, username, peran, departemen, foto profil, nomor WhatsApp (opsional), email pemulihan (opsional)	Admin hotel / karyawan
Data Operasional	Aset, kamar, jadwal, template checklist, hasil pemeriksaan, skor kamar, tiket perbaikan, keluhan tamu, serah terima shift	Pengguna saat bekerja
Foto Bukti	Foto checklist, foto kerusakan, foto sebelum/sesudah perbaikan	Kamera perangkat pengguna
Lokasi Perangkat	Koordinat GPS saat pemeriksaan dikirim (bila izin lokasi diberikan)	Browser perangkat pengguna
Jejak Audit	Catatan siapa melakukan apa dan kapan	Dicatat otomatis oleh Layanan
Pembayaran	Bukti transfer saat mengajukan paket Pro	Diunggah admin hotel
Data Teknis	Pesan error aplikasi, jenis browser; alamat IP hanya disimpan dalam bentuk hash untuk pembatasan percobaan masuk	Dicatat otomatis oleh Layanan

Kamera dipakai untuk scan stiker QR dan mengambil foto bukti. Lokasi bersifat opsional — bila izin ditolak, pemeriksaan tetap bisa dikirim tanpa koordinat.

Password tidak pernah disimpan apa adanya. Password disimpan sebagai sidik digital (hash) oleh layanan autentikasi, sehingga tidak dapat dibaca kembali oleh siapa pun, termasuk kami.

Layanan tidak memuat iklan dan tidak memakai pelacak pemasaran.

3. Penggunaan Data

Data dipakai hanya untuk menjalankan Layanan:

• Menampilkan tugas, jadwal, dan status pemeriksaan kepada pengguna yang berhak.
• Membuat tiket perbaikan, notifikasi dalam aplikasi, dan laporan bulanan untuk hotel.
• Memverifikasi pendaftaran hotel (kode OTP ke email PIC) dan memulihkan akses akun.
• Memproses pengajuan paket Pro dan kuota paket.
• Menjaga keamanan dan menangani kendala teknis.

Kami tidak menjual data dan tidak memakainya untuk iklan.

4. Penyimpanan & Pihak Ketiga

Data disimpan di infrastruktur cloud dan diproses oleh penyedia berikut, masing-masing hanya sebatas fungsinya:

• Supabase — database, autentikasi, dan penyimpanan foto bukti (pusat data wilayah Singapura). Foto disimpan di penyimpanan privat yang hanya bisa diakses pengguna hotel bersangkutan.
• Cloudflare — hosting aplikasi web dan pengecekan anti-bot (Turnstile) di halaman pendaftaran.
• Resend — pengiriman email kode verifikasi dan pemulihan akun.
• Google — hanya bila pengguna memilih “Masuk dengan Google”; kami menerima alamat email akun Google tersebut.
• Sentry — pelaporan error aplikasi. Data pribadi seperti username, email, dan token dibersihkan sebelum laporan dikirim.

Selama pemakaian di lapangan, draf checklist dan pemeriksaan yang belum terkirim disimpan sementara di browser perangkat (IndexedDB) dan terhapus setelah berhasil terkirim.

5. Akses dalam Hotel

Akses dibatasi sesuai peran. Petugas melihat tugas dan tiketnya sendiri; supervisor, manajer, GM, dan admin melihat data hotelnya sesuai kewenangan masing-masing. Hasil pemeriksaan yang sudah dikirim terkunci dan tidak dapat diubah diam-diam — koreksi tercatat sebagai pemeriksaan baru dan masuk jejak audit.

Tim kami dapat mengakses data akun hotel secara terbatas untuk keperluan dukungan, verifikasi pembayaran, dan penanganan kendala; setiap tindakan tersebut tercatat dalam log audit platform.

6. Keamanan Data

• Koneksi terenkripsi (HTTPS) untuk seluruh lalu lintas data.
• Isolasi data per hotel ditegakkan di tingkat database (Row Level Security).
• Foto bukti disimpan di penyimpanan privat, bukan tautan publik.
• Pembatasan percobaan masuk untuk mencegah tebakan password.

Meskipun demikian, tidak ada metode penyimpanan elektronik yang 100% aman. Admin hotel bertanggung jawab menjaga kerahasiaan akun karyawannya dan menonaktifkan akun karyawan yang sudah tidak bekerja.

7. Retensi Data

• Data operasional dan foto bukti — disimpan selama hotel berlangganan, termasuk paket Gratis. Data lama tidak dihapus saat kuota paket penuh.
• Foto yang gagal terkirim (tidak terhubung ke pemeriksaan mana pun) — dibersihkan otomatis secara berkala.
• Log teknis — dihapus otomatis setelah sekitar 90 hari; log audit tindakan administratif disimpan lebih lama untuk keperluan akuntabilitas.
• Penutupan akun hotel — admin hotel dapat meminta penghapusan seluruh data hotel melalui kontak di bawah.

8. Peran Hotel & UU PDP

Hotel yang memakai Qeepup berperan sebagai pengendali data atas data karyawan dan data operasionalnya menurut UU Pelindungan Data Pribadi No. 27/2022, sedangkan kami bertindak sebagai prosesor data yang memproses data atas nama hotel. Permintaan akses, koreksi, atau penghapusan data karyawan sebaiknya diajukan melalui admin hotel; kami akan membantu hotel memenuhinya.

Hindari mencatat data pribadi tamu yang tidak perlu (misalnya nomor identitas) di kolom catatan keluhan atau tiket.

9. Privasi Anak

Layanan ini ditujukan untuk hotel dan karyawannya, dan tidak diarahkan kepada anak di bawah 13 tahun.

10. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Perubahan material akan diumumkan di dalam aplikasi atau melalui email PIC hotel, dan tanggal “Terakhir diperbarui” di atas akan disesuaikan.

11. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan tentang kebijakan privasi ini atau permintaan terkait data:

• Email: info@mahasdev.com
• WhatsApp: +62 812-3961-0346
• Situs: mahasdev.com